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Mark Liebenthal

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Le contrôle des coûts est l’un des principaux défis des organisations qui embauchent des travailleurs temporaires ou non permanents, surtout si elles exercent leurs activités à plusieurs endroits. Lorsque les directeurs du recrutement de différentes succursales ont recours à de multiples firmes de placement, il n’y a aucune vision centralisée de la situation. Les organisations aux prises avec une telle situation ont incontestablement besoin d’une meilleure vue d’ensemble de leurs effectifs contractuels.

Cela dit, toutes les entreprises ont tout intérêt à mettre en place une stratégie claire en matière de carte de taux et un processus de recrutement de talents efficace, et à tirer profit de l’ingénierie de la valeur pour mieux contrôler les coûts associés à la main-d’œuvre contractuelle.

Stratégie no 1
Gestion des cartes de taux

Tout d’abord, notre expérience nous a appris que la plupart des organisations connaissent mal le taux en vigueur des différentes catégories de travailleurs non permanents qu’elles emploient. Par conséquent, elles rémunèrent parfois leurs employés temporaires à des tarifs beaucoup trop élevés. Même si l’écart du taux horaire semble négligeable, la somme payée en trop s’additionne rapidement sur un contrat d’un an et peut représenter des dizaines de milliers de dollars par ressource.

Deuxièmement, puisque l’embauche de travailleurs non permanents se fait généralement de façon disparate, les organisations se rendent souvent compte que les taux payés pour une même catégorie de ressources varient grandement. Par exemple, il arrive qu’un candidat soit proposé par différentes firmes de placement à des taux fort différents.

 C’est pourquoi une solide stratégie de gestion des coûts s’appuie avant tout sur les cartes de taux. Comment faire?

En mettant en place un catalogue de postes complet. Cette vue d’ensemble de votre main-d’œuvre contractuelle doit comprendre l’information suivante pour tous les postes :

  • Le titre du poste
  • La description du poste;
  • Les taux moyen, plancher et plafond actuelement payés

La prochaine étape est d’évaluer ces taux afin de déterminer s’ils sont conformes à ceux qui sont en vigueur sur le marché pour des postes semblables. Lorsque nous élaborons une carte de taux, nous nous appuyons non seulement sur notre vaste connaissance du marché, mais aussi sur deux sources de données objectives d’organisations indépendantes, qui font le suivi des taux sur le marché.

Cette carte de taux devient la pierre angulaire de vos négociations avec les firmes de placement. Au lieu de vous contenter d’imposer une majoration fixe à vos fournisseurs (et de payer trop cher, car leurs tarifs sont supérieurs à la juste valeur marchande), vous serez en mesure de vérifier si les taux majorés sont justifiés et acceptables. 

La carte de taux négociée devrait être communiquée à l’échelle de l’organisation et des mesures devraient être prises pour veiller à ce que chaque responsable du recrutement la respecte. 

Stratégie no 2
Mise au point d'une stratégie d'approvisionnement de travailleurs contractuels

Vous devez avant toute chose être capable d’accéder facilement aux candidats les plus talentueux. Sinon, ce sera toujours une course contre la montre pour trouver des talents qualifiés et vous paierez beaucoup trop cher.

Pour dénicher les meilleurs candidats, il vous faut aussi exploiter les bonnes ressources au bon moment. Il va sans dire que vous payez à prix fort les ressources recrutées par l’intermédiaire d’un fournisseur. Aux États-Unis par exemple, les firmes de placement appliquent habituellement une majoration de 30 %, mais il n’est pas rare de voir des taux majorés de 50, voire de 60 % !

Une stratégie interne rigoureuse pour attirer les talents : En général, les candidats que votre entreprise recrute elle-même sont de meilleure qualité, car vos employés recommandent habituellement des personnes qui présentent une solide éthique du travail et qui cadrent bien avec votre entreprise.

Les travailleurs recrutés à l’interne sont également ceux qui vous coûtent le moins cher. Si vous mettez en place une stratégie efficace, qui prévoit des primes pour les employés qui recommandent des candidats de qualité, vous aurez accès aux meilleurs talents tout en réduisant les frais versés aux firmes de placement, sans parler des nombreux frais de dotation connexes.

Votre propre bassin interne de talentsCe bassin est une base de données centralisée qui regroupe les personnes qui ont déjà travaillé pour votre organisation. Ces candidats ont fait leurs preuves et présentent les compétences, l’expérience et l’éthique professionnelle que vous recherchez. Ils ont déjà été vus en entrevue, leurs antécédents et habiletés ont été validés, ils connaissent votre entreprise et ils ont démontré leur capacité à générer des résultats

Votre base de données centralisée inclut aussi des candidats de grande valeur, par exemple les recommandations de vos employés ou de personnes que vous connaissez.

Planification éclairée des objectifs : Afin de gérer votre stratégie de main-d’œuvre de façon efficace, il est important de prévoir les importantes charges de travail à venir et de mettre en branle le processus de recrutement bien avant le début de la période de pointe. Vous devez intégrer vos besoins en main-d’œuvre contractuelle dans votre plan d’affaires et gérer votre stratégie d’approvisionnement en vous appuyant sur des données prédictives utiles.

En procédant ainsi, vous n’aurez plus à dénicher des candidats à la dernière minute : vous pourrez aviser votre bassin interne de talents qu’un projet d’envergure sera lancé dans quelques mois et savoir à l’avance qui peut et souhaite prendre part au mandat.

Stratégie no 3
Ingénierie de la valeur

Analysez le temps et l’énergie que les directeurs du recrutement, les recruteurs internes et vos équipes responsables des finances et de l’approvisionnement consacrent à la gestion de la main-d’œuvre contractuelle, et vous vous apercevrez rapidement que ce processus est loin d’être efficient. Voici quelques inefficacités fréquentes :

  • La recherche de ressources à la dernière minute : de nombreuses firmes de placement sont contactées, dans l’espoir de trouver une personne qualifiée
  • La nécessité de passer les candidats en entrevue, de vérifier leurs antécédents et de valider leurs compétences : ce processus est long et coûteux.
  • Le temps consacré à l’intégration des effectifs, à l’ajout de travailleurs indépendants à titre de fournisseurs dans le système de paiement, sans oublier l’avalanche de factures et de tâches liées à la paie.

Une stratégie d’ingénierie de la valeur analyse toutes les activités associées au processus de gestion de la main-d’œuvre contractuelle et cerne les tâches non productives qui peuvent être déléguées à un tiers.

Ce tiers se charge généralement de la diffusion d’offres d’emploi, de la gestion des demandes d’ouverture de poste et du processus d’accueil et de départ des employés. Il envoie une seule facture consolidée et codée correctement, qui convient à votre situation particulière.

L’ingénierie de la valeur est une démarche structurée qui libère les équipes responsables des ressources humaines, de l’approvisionnement et des finances, afin qu’elles puissent se consacrer à ce qu’elles font de mieux.

 Voilà donc 3 stratégies de réduction des coûts pour mieux gérer votre main-d’œuvre contractuelle.

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